Rozhovor s odborníkom na pracovné záležitosti na tému Pracovné prostredie dneška.
Otázka: Aké je podľa vás typické pracovné prostredie dneška?
Odpoveď: Domnievam sa, že moderné pracovné prostredie je navrhnuté a štruktúrované úplne nevhodne. Je vskutku nastavené tak, že zamestnanci sa navzájom neustále vyrušujú. A vyrušovanie je veľkým nepriateľom práce. Je nepriateľom produktivity aj kreativity. Ale to je presne to, o čom moderné pracovné prostredie je. Každý niekomu neustále volá, organizuje porady, pokrikuje po kolegoch, behá naprieč kanceláriou, zvonia telefóny… A ľudia prídu do práce, aby zistili, že skutočnú prácu odvedú až po pracovnej dobe alebo cez víkendy. Ľudia pracujú dlhé hodiny, sú unavení – ja pracujem v priemere 50 až 60 hodín týždenne. Nie je to tým, že by naozaj bolo 60 hodín skutočnej práce, je to tým, že v práci už proste nepracujete. Idete do práce, aby vás všetci vyrušovali. Deje sa totiž to, že sa zjavíte v práci a než si stačíte utriediť priority, zistíte, že za 45 minút máte poradu alebo schôdzku, ktorej sa musíte účastniť.
Po skončení schôdzky však môžete byť rozčúlení, pretože viete, že to bola strata vášho drahocenného času. A keď sa konečne dostanete naspäť k práci, čaká vás jeden z mnohých konferenčných hovorov alebo na vás niekto zavolá, že potrebuje niečo neodkladne vyriešiť. A než si stačíte uvedomiť, sú štyri hodiny a nemáte nič spravené. A to, čo som popísal, sa práve deje naprieč celou korporátnou Amerikou a Európou. Každého koho poznám, bez ohľadu na obor, v ktorom pôsobí, mi potvrdí, že tomu tak je. A vždy to vyzneje tak, že táto skutočnosť je znepokojujúca.
Toto sa musí zmeniť. Ľudia musia odstrániť všetky možné rušivé elementy. Najlepším spôsobom, ako toto vyriešiť, je presunutie interakcie medzi kolegami na pasívnejšie komunikačné kanále. Keď ste zaneprázdnení, nemusíte kontrolovať doručenú poštu, kancelársky komunikátor, atď. Tieto veci sa dajú odsunúť a tak sa môžete sústrediť na prácu s väčsou prioritou a pridanou hodnotou.
Ak však na vás niekto zavolá v kancelárii, zaklope na dvere kancelárie alebo vám zaťuká na rameno, ťažko ho odbijete. Dobrým spôsobom, ako vyriešit rušivé faktory, je komunikovať s kolegami výlučne cez komunikátor alebo email. Keď vám neodpovedia, znamená to, že sú zaneprázdnení.
Manažéri sú v tejto veci profíci. Ich úlohou je totiž zvolávať porady a dozvedať sa, ako sa plnia úlohy. Najefektívnejším spôsobom, ako toto vyriešiť, je spraviť z pracovníkov manažérov seba samých. Nechajte ich popremýšľať o spôsobe vyriešenia úlohy samostatne a keď budú potrebovať pomôcť, spýtajú sa manažmentu sami namiesto toho, aby boli neustále dotazovaní o pokroku pri plnení úloh a rušení pri práci. Takže v zásade ide o to, aby sme sa v každodennom pracovnom živote zbavili rušivých faktorov a dramaticky tým zvýšili produktivitu práce a výsledky nášho snaženia.
Otázka: Ako sa teda dajú tieto rušivé elementy eliminovať?
Odpoveď: Existuje tzv. real-time office chat. Dalo by sa povedať, že je to vo svojej podstate virtuálny simulátor kancelárie, kde sa v reálnom čase môže ktokoľvek čokoľvek kohokoľvek opýtať. Je viditeľné či sa adresát správy na ňu díva alebo jej nevenuje pozornosť. Ak dotyčný nereaguje, znamená to, že je zaneprázdnený. V tradične pojatom koncepte kancelárskej komunikácie to funguje nasledovne: Zavoláte kolegovi, ten nedvíha, zavoláte naňho naprieč kanceláriou, tiež bez reakcie, a tak idete za ním do kancelárie a zaklopete im na dvere. Ak niekto nereaguje na zanechanú správu v simulátore kancelárie , znamená to, že je zaneprázdnený a nechce byť rušený. A v prípade, že dotyčného nepotrebujete urgentne, odpovie vám trebárs až za niekoľko hodín. Pravdou zostáva, že v biznise niet priveľa skutočne neodkladných záležitostí. Ďalším podstatným zistením je skutočnosť, že pri vyrušovaní kolegov im vlastne dávate najavo, že to, na čom práve pracujú, je menej dôležité ako to, s čím za nimi idete. Digitálne “poťukanie na rameno” je teda rozhodne prijateľnejšia alternatíva, ako neustálé pokrikovanie, volanie či nekonečné schôdzkovanie.
Otázka: Ako je vo vašej kancelárii nastavená hierarchia?
Odpoveď: V skutočnosti u nás neexistuje hierarchia. Nechávame ľudí rozhodovať samostatne, následne im poskytujeme spätnú väzbu a pomáhame im učiť sa robiť lepšie rozhodnutia. V našej spoločnosti máme malé pracovné tímy. Zamestnanci pracujú v tímoch po troch a v tomto zoskupení nie je nevyhnutne žiadny líder. Funguje to tak, že pomyselným lídrom je produkt. Produkt musí byť kvalitný, aby bol dobrým hnacím motorom. Nevytvárame produkty pre seba, v centre pozornosti sú u nás zákazníci.